Gute Entscheidungen sind eine Kunst. Auf der individuellen Ebene ist dies bereits der Fall. Bei der Zusammenarbeit wird dies nur noch schwieriger. Je größer ein Team oder eine Organisation ist, desto komplexer ist sie. So viele Menschen, so viele Perspektiven, um gemeinsam einen Aktionsplan zu entwickeln. Wie kann man also sicherstellen, dass jede Entscheidung besser ist als die Summe aller Erkenntnisse? Und wie kann man diese Entscheidungsfindung effektiv gestalten?
Warum wollen Sie effizientere Entscheidungen treffen?
Dass jede Organisation von einer guten Entscheidungsfindung profitiert, liegt auf der Hand. Die Vorteile einer guten Entscheidungsfindung in Bezug auf das Sparpotenzial werden noch deutlicher, wenn man sich die folgenden Zahlen ansieht:
- Manager in Fortune-500-Unternehmen verschwenden zusammen 500.000 Tage mit ineffektiven Entscheidungsmethoden (McKinsey, 2019).
- In einigen Unternehmen verbringen leitende Angestellte bis zu 7.000 Stunden pro Jahr in Ausschüssen und Sitzungen. Die Teammitglieder verbringen rund 300 000 Stunden pro Jahr mit der Vorbereitung von Hilfsmaterialien für diese Aufgabe (The Economist, 2021).
- Ein durchschnittliches Team vergeudet 20 Stunden pro Monat durch schwerfällige Entscheidungsprozesse und Kommunikation. Das sind 6 Arbeitswochen pro Jahr (Planview, 2020).
Welche Sofortmaßnahmen können Organisationen ergreifen, um dieses Problem anzugehen?
3 konkrete Maßnahmen für eine effizientere Entscheidungsfindung
Maßnahme Nr. 1: Einführung klarer und effizienter Entscheidungsprozesse
Im Allgemeinen werden drei Arten von Entscheidungen unterschieden: strategische, organisatorische und operative. Die Entscheidungsprozesse müssen dies daher konkretisieren. Das heißt aber nicht, dass es kompliziert sein muss. Oft ist unklar, wie die Entscheidungsfindung abläuft oder ablaufen sollte, und dann wird man von Pontius zu Pilatus geschickt. Wenn Sie die Entscheidungsprozesse auf strategischer, organisatorischer und operativer Ebene durchdenken, vermeiden Sie viel Ärger, indem Sie Klarheit schaffen. Und diese Klarheit wird auch denjenigen mit guten Ideen helfen, ihren Weg in die Entscheidungsfindung zu finden.
Maßnahme Nr. 2: Lassen Sie die richtigen Leute Entscheidungen treffen
In Blog 2 haben wir über die Struktur einer Organisation gesprochen. Sie besteht aus drei Schichten oder „Vistas“, wie in der folgenden Abbildung dargestellt. Zur Erinnerung: Die erste Ebene ist die des Tagesgeschäfts und der damit verbundenen Abhängigkeiten. Die zweite Ebene ist die hierarchische Struktur (Organogramm) der Organisation. Die dritte Ebene besteht aus den informellen Interaktionen zwischen den Mitarbeitern wie Wissensaustausch, Ideenaustausch und -ausarbeitung sowie soziale Interaktion.
Oft ist die Entscheidungsfindung in der Schicht 2, der hierarchischen Ebene, fest verankert. Aber werden an wichtigen Entscheidungen immer die richtigen Leute beteiligt sein? Wenn es zum Beispiel um strategische Entscheidungen geht (wohin wollen wir mit unserem Unternehmen?), werden diese oft auf Ebene 2 getroffen. Durch die Einbeziehung der absoluten Vordenker der Ebene 3 in die Entscheidungsfindung stellt die Organisation sicher, dass fortschrittliche, innovative und wohlüberlegte Entscheidungen mit den richtigen Leuten getroffen werden.
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Organisatorische und operative Entscheidungen sind viel näher an den Geschäftsabläufen. Hier gilt also: je niedriger, desto besser. Wer sonst als die Menschen, die im Tagesgeschäft tätig sind, kann beurteilen, was verbessert werden kann und wie es verbessert werden kann. Sie sind nicht nur die richtigen Personen, um diese Entscheidungen zu treffen, sondern tragen auch wesentlich zum Gefühl der Wertschätzung und Zugehörigkeit zur Organisation bei.
Für organisatorische Entscheidungen, bei denen es eher um die Form und Struktur der Organisation geht, ist Schicht 2 die geeignete Ebene, um Qualität und Konsistenz in der gesamten Organisation zu gewährleisten.
Maßnahme Nr. 3: Den Sitzungen einen eindeutigen Zweck geben
Sitzungen sind aus keiner Agenda wegzudenken, aber sie sind bei weitem nicht für jeden nützlich. Die Zahl der Besprechungen nimmt weiter zu, und 37 % der Arbeitnehmer sind der Meinung, dass unnötige Besprechungen die größten Kosten für ihr Unternehmen verursachen (Doodle, 2021). Schließlich sind es nicht nur die Sitzungen selbst, die Zeit kosten, sondern auch deren Vorbereitung. Wenn man dann ohne wirklichen Grund dort sitzt, kann man es getrost als Zeitverschwendung bezeichnen.
37 % der Arbeitnehmer sind der Meinung, dass unnötige Besprechungen die größten Kosten für ihr Unternehmen darstellen.
Klare und effiziente Entscheidungsprozesse können die Anzahl der erforderlichen Sitzungen bereits drastisch reduzieren. Wenn man jeder Sitzung ein ausdrückliches Ziel gibt, kann die Effizienz noch weiter gesteigert werden. Was ist der Zweck des Treffens? Wann ist das Treffen erfolgreich? Welche Entscheidungen müssen getroffen werden? Das sollte klar sein.
Netzwerkanalyse für bessere Entscheidungen
Die Analyse von Organisationsnetzwerken (ONA) kann verwendet werden, um Entscheidungsprozesse abzubilden, einschließlich der einflussreichsten Personen bei der Entscheidungsfindung. In Verbindung mit den Erkenntnissen aus den verschiedenen Blickwinkeln der Organisation können klare und effiziente Entscheidungsprozesse entwickelt werden.
An diesen Entscheidungsprozessen sind die richtigen Personen beteiligt, um die besten verfügbaren Berater, nämlich Ihre eigenen Mitarbeiter, optimal zu nutzen.
