Leiders van zowel grote als kleine organisaties hebben het moeilijk om vast te stellen hoe het hybride werken er uit moet komen te zien. Het is moeilijk om de juiste balans te vinden tussen persoonlijk contact en digitale communicatie. Door een gebrek aan data gaan we daarom maar uit van intuïtie, gevoed door de wens elkaar weer te zien, of bepaalde overtuigingen over de effectiviteit van persoonlijke of digitale communicatie. Nu veel werknemers ook de voordelen van het thuiswerken hebben ervaren is een weldoordachte strategie nodig.
Organisatorische netwerkanalyse (ONA) biedt een methode om concreet invulling te geven aan de terugkeer-naar-kantoor strategie. Het geeft objectieve data die leiders helpen begrijpen welke communicatie tussen werknemers idealiter fysiek plaatsvindt en welke ook wel digitaal kan. Hierbij gebruiken ze de beste consultants die er zijn: hun eigen werknemers.
Laten we kijken hoe dit werkt aan de hand van een voorbeeld.
Wie werkt er wanneer op kantoor?
Veel werknemers geven aan dat ze minstens één of meerdere dagen per week thuis willen werken. Zonder objectieve data is het alleen lastig om vast te stellen welke mensen op welke dagen bij elkaar zouden moeten worden gebracht.
ONA laat voor deze organisatie (een middelgroot techbedrijf) zien dat er grote verschillen bestaan in de behoefte en vraag naar persoonlijke interactie. De kleuren laten duidelijk vier groepen van teams zien waarbinnen de behoefte aan persoonlijk contact veel groter is tussen de teams in de groep dan daarbuiten. Dit is te zien aan de vier kleuren in het netwerk van Figuur 1. In dit geval is voor de gouden en groene teams gekozen voor kantoordagen op maandag en dinsdag, en voor de blauwe en rode teams op donderdag en vrijdag. Woensdag is de dag geworden waarop mensen vanuit alle teams kunnen samenkomen.
Welke werkzaamheden moeten fysieke prioriteit krijgen in het hybride model?
In het hybride model is het wel handig als vanuit de werkgever wat sturing en richting wordt gegeven over welke werkzaamheden fysieke prioriteit moeten krijgen. Zonder sturing zal het niet lang duren voordat werknemers in oude patronen vervallen. De effectiviteit van fysieke bijeenkomsten hangt echter af van het doel van deze bijeenkomsten: Bijeenkomsten met als doel te inspireren, feedback te geven of problemen op te lossen, lenen zich beter voor fysieke settings. Meer coördinerende activiteiten en (eenzijdige) informatie-overdracht kunnen dan weer prima digitaal.
Figuur 2 laat zien hoe dit zit in ons voorbeeld. De werknemers geven aan dat ze persoonlijk contact meer waarderen bij meer diepgaande communicatie. Voor meer transactionele interacties gebruiken ze dan weer liever een digitale vorm van communicatie.
Hoe zorgen we ervoor dat de transitie naar het hybride model zo soepel mogelijk verloopt?
In het hybride model is informele communicatie nog onzichtbaarder geworden. De groepsdynamiek wordt gedeeltelijk digitaal gevormd. ONA maakt de belangrijkste influencers binnen de organisatie zichtbaar. De influencers hebben relatief veel invloed in het netwerk, waardoor ze hun omgeving kunnen inspireren en meenemen in de verandering. Zij zijn bij uitstek geschikt om de transitie naar het nieuwe model te leiden, door ze een actieve rol te geven in het implementatieproces. Werknemers die midden in de coronacrisis zijn aangenomen bijvoorbeeld zullen met behulp van deze influencers sneller integreren. Ook geeft ONA inzicht in hoe mensen in het groter geheel passen en wie ze graag fysiek willen ontmoeten; een sterke motivator om naar kantoor te komen. Zo zorg je ervoor dat de kans van slagen van jouw verandertraject een stuk groter wordt!
