In an era where workplace flexibility is becoming increasingly crucial and hybrid work has become the norm, companies are faced with a critical decision: how can we simultaneously optimize available office space and meet the needs of employees?

For various organizations, including this real estate company, we are searching for the answer to this question.

Voor Vesteda, als middelgrote organisatie, hebben we gekozen voor een organisatiebrede scope: we verzamelen feedback van alle medewerkers. Om deze vraag te beantwoorden, zullen we verschillende beleidsscenario’s beoordelen:

• Het 50%/50%-scenario – Elke werknemer werkt de helft van de tijd thuis en de andere helft op kantoor.
• Het ‘hands-off’ scenario – We laten het aan de werknemers zelf over.
• Het optimalisatiescenario – We beheren de aanwezigheid, optimaliseren de kantoorruimte en verminderen de piekbezetting op dinsdag en donderdag.

Om de impact van beleidskeuzes zo concreet mogelijk te maken, verzamelen we de nodige personeelsgegevens en specifieke informatie over beschikbare kantoorruimte en locaties.

De feedback van werknemers die we verzamelen omvat persoonlijke voorkeuren, behoeften aan faciliteiten, tijdsindeling, belangrijke werkrelaties en motivaties om wel of niet naar kantoor te komen.

We illustreren de effecten van verschillende beleidsscenario’s op de verwachte bezettingsgraad en facilitaire behoeften, rekening houdend met de persoonlijke voorkeuren en typische tijdsindeling van werknemers in het kader van activiteitgerelateerd werken.

Op deze manier geven we een op bewijs gebaseerd antwoord op de vraag in plaats van te vertrouwen op intuïtie of aannames.

Nu er een beleidskeuze is gemaakt, is het tijd voor de implementatie van het beleid. Met het inzicht in de persoonlijke motivaties van werknemers maken we aanwezigheidsbeheer concreter en eenvoudiger.

Meten is weten.