Goede besluitvorming is een kunst. Op individueel niveau geldt dit al. Bij een samenwerking wordt dit alleen maar uitdagender. Hoe groter het team of de organisatie, hoe meer complexiteit. Zo veel mensen, zo veel perspectieven die samen tot een plan van aanpak moeten komen. Hoe zorg je er dan voor dat iedere beslissing beter is dan de som van alle inzichten? En hoe richt je die besluitvorming effectief in?
Waarom wil je effectiever beslissingen nemen?
Dat elke organisatie gebaat is bij goede besluitvorming moge duidelijk zijn. De voordelen van goede besluitvorming, in termen van besparingspotentieel, worden nog duidelijker als je kijkt naar de volgende cijfers:
- Managers in de Fortune 500 bedrijven verspillen samen 500.000 dagen aan ineffectieve beslissingsmethodes (McKinsey, 2019).
- In sommige bedrijven spenderen senior managers tot 7000 uur per jaar in committees en meetings. Teamleden spenderen daarvoor zo’n 300.000 uur per jaar aan voorbereiding van ondersteunend materiaal (The Economist, 2021).
- Het gemiddelde team verspilt 20 uur per maand door stroperige besluitvormingsprocessen en communicatie. Dat is 6 werkweken per jaar (Planview, 2020).
Welke maatregelen kunnen organisaties direct nemen om hier wat aan te doen?
3 concrete maatregelen richting meer efficiënte besluitvorming
Maatregel #1: Richt duidelijke en efficiënte besluitvormingsprocessen in
In het algemeen zijn er drie typen beslissingen: strategische, organisatorische en operationele. Besluitvormingsprocessen zullen hier dan ook invulling aan moeten geven. Maar dat wil niet zeggen dat het ingewikkeld moet zijn. Vaak is het onduidelijk hoe besluitvorming loopt of zou moeten lopen, en dan word je van het kastje naar de muur gestuurd. Door de besluitvormingsprocessen uit te denken op strategisch, organisatorisch en operationeel niveau, voorkom je een hoop ellende doordat je helderheid schept. En door die helderheid zullen de mensen met goede ideeën ook beter de weg naar de besluitvorming weten te vinden.
Maatregel #2: Laat de juiste mensen beslissingen nemen
In Blog 2 hadden we het over de structuur van een organisatie. Deze bestaat uit drie lagen of ‘doorkijken’ zoals weergegeven in onderstaand figuur. Ter herinnering: de eerste laag is die van de dagelijkse bedrijfsvoering en de onderlinge afhankelijkheden die daarbij horen. De tweede laag is de hiërarchische structuur (organogram) van de organisatie. De derde laag bestaat uit de informele interacties tussen werknemers zoals kennisdeling, het delen en uitwerken van ideeën en sociale interactie.
Vaak is besluitvorming hoog in Laag 2 ingebakken, de hiërarchische laag. Maar worden dan altijd de juiste mensen bij belangrijke beslissingen betrokken? Als het bijvoorbeeld gaat om strategische beslissingen (waar gaan we naartoe met ons bedrijf?), dan worden deze vaak in Laag 2 belegd. Door de absolute ‘thought leaders’ uit Laag 3 te betrekken bij de besluitvorming, zorgt de organisatie ervoor dat vooruitstrevende, innovatieve en weldoordachte beslissingen worden genomen met de juiste mensen.
© 2021 DL Network Analytics BV
Organisatorische en operationele beslissingen liggen veel dichter bij de bedrijfsvoering. Hier geldt dan ook: hoe lager hoe beter. Wie anders dan de mensen die daadwerkelijk bezig zijn in de dagelijkse bedrijfsvoering kunnen beoordelen wat er beter kan en hoe het beter kan. Niet alleen zijn deze mensen de aangewezen personen om deze beslissingen te nemen, ook zal het een belangrijke bijdrage leveren aan het gevoel van waardering en verbondenheid met de organisatie.
Voor organisatorische beslissingen, die meer over de vorm en structuur van de organisatie gaan, is Laag 2 de aangewezen laag om kwaliteit en consistentie te waarborgen voor de hele organisatie.
Maatregel #3: Geef meetings een expliciet doel
Meetings, geen agenda is compleet zonder ze, maar ze zijn lang niet allemaal even nuttig voor iedereen. Het aantal meetings blijft stijgen, terwijl 37% van de werknemers gelooft dat onnodige meetings de grootste kostenpost zijn voor hun organisatie (Doodle, 2021). Het zijn namelijk niet alleen de meetings zelf die tijd kosten, maar ook de voorbereiding ervan. Als je er dan vervolgens zonder echte reden bij zit, dan kan dat rustig tijdverspilling genoemd worden.
37% van de werknemers gelooft dat onnodige meetings de grootste kostenpost zijn voor hun organisatie
Duidelijke en efficiënte besluitvormingsprocessen kunnen het aantal benodigde meetings al drastisch verlagen. Door aan elke meeting een expliciet doel mee te geven, kan de efficiëntie nog meer omhoog. Wat is het doel van de meeting? Wanneer is de meeting geslaagd? Welke beslissingen moeten er worden genomen? Het kan maar beter helder zijn.
Netwerkanalyse voor betere beslissingen
Met behulp van een organisatorische netwerkanalyse (ONA) kunnen besluitvormingsprocessen in kaart worden gebracht, inclusief de meest invloedrijke personen in de besluitvorming. In combinatie met de inzichten uit de verschillende doorkijken van de organisatie kunnen duidelijke en efficiënte besluitvormingsprocessen worden ontwikkeld.
Bij deze besluitvormingsprocessen zijn de juiste mensen betrokken, zodat optimaal gebruik wordt gemaakt van de beste consultants die er zijn, namelijk je eigen werknemers.
