Samenwerking is om veel redenen belangrijk voor iedere organisatie. De belangrijkste reden is misschien wel dat je van elkaar afhankelijk bent om doelstellingen te bereiken. “Best druk… in je eentje” (uit de reclame van Tempo-team) is niet voor niets een bekende uitspraak geworden. Samen kan je meer dan alleen. Maar samen is niet altijd even gemakkelijk.
Welke stappen kun je doorlopen om samenwerking te verbeteren?
Stap 1: Onderzoek de basisvoorwaarden
Stel vast of aan de basisvoorwaarden voor een goede samenwerking wordt voldaan. Deze zorgen ervoor dat de juiste omstandigheden worden gecreëerd om goed te kunnen samenwerken. Dit zijn onder andere:
- Duidelijkheid en overeenstemming over de te bereiken doelen. Als men het niet eens is over de doelen, dan is de kans groot dat men ‘langs elkaar heen’ werkt.
- Voldoende mogelijkheden voor groei en ontwikkeling. Continue ontwikkeling staat met name bij de jongere generaties hoog in het vaandel. Vooral bij millennials is dit een belangrijke factor bij het kiezen van werk. Als deze mogelijkheden voor ontwikkeling er niet zijn, staan hier ontevreden en ongemotiveerde collega’s tegenover.
- Passend leiderschap. Past de gekozen vorm van aansturing bij de groep en de doelen van de groep? Bij een team waarbij creativiteit en nieuwe ideeën een belangrijke rol spelen, past waarschijnlijk geen hiërarchische leider. Deze zou het creatieve proces verstoren.
- Taken en verantwoordelijkheden. Als niet duidelijk is wie wat moet doen, wordt samenwerken wel heel lastig.
- Middelen. De juiste systemen en tools zijn van groot belang voor een efficiënte samenwerking, bijvoorbeeld om dubbel werk te voorkomen.
Stap 2: Voer een organisatorische netwerkanalyse uit
Een organisatorische netwerkanalyse brengt de interpersoonlijke relaties binnen een team in kaart. Hoe er wordt samengewerkt, informatie en advies gedeeld, en ideeën worden uitgewisseld. Hierbij speelt ook de gemiddelde tijdsbesteding van de teamleden een rol. Uit onderzoek blijkt dat Nederlandse werknemers 43% van hun tijd (kunnen) besteden aan hun primaire verantwoordelijkheden (State of Work 2020, Workfront). De overige activiteiten zijn onder meer: administratieve taken, onderbrekingen voor niet-essentiële taken, het sturen, beantwoorden en sorteren van mails en onnodige afspraken.
Meer dan de helft van de tijd van werknemers wordt in beslag genomen door niet-essentiële taken.
Inzicht in de gemiddelde tijdsbesteding en interpersoonlijke relaties, geeft waardevolle handvatten voor verbetering van de samenwerking.
Stap 3: Vertaal de inzichten naar concrete verbeterpunten
Als duidelijk is of wel/niet aan de basisvoorwaarden wordt voldaan en hoe er écht wordt samengewerkt binnen het team, is het tijd om de inzichten te vertalen naar concrete verbeterpunten. Bijvoorbeeld:
- Afspraken worden alleen ingepland als er sprake is van een duidelijke agenda en doel van de bijeenkomst. En alleen met die mensen die nodig zijn om het doel te bereiken.
- Herverdeel taken en verantwoordelijkheden, zodat dubbel werk wordt voorkomen.
- Creëer een directe link (bijvoorbeeld een denktank) met andere afdelingen die nodig zijn voor productontwikkeling. Invloedrijke personen zijn daarbij de meest aangewezen (informele) leiders.
