Neue Geräte und Technologien sind nur eine Seite der Medaille des hybriden Arbeitens: Es geht um einen integrierten Ansatz für Bausteine, Bytes und Verhalten. Eine neue Art des (gemeinsamen) Arbeitens und entsprechende Unterstützung durch die Einrichtung. Mit einem datengesteuerten Ansatz vermeiden Sie unnötige Umbau- und Renovierungskosten und sparen Raum- und Reisekosten.
Was wird die neue Normalität der (kollaborativen) Arbeit sein? Lassen wir sie frei oder schreiben wir eine Politik vor, an die sich jeder zu halten hat? Und wie sollte die Politik dann aussehen? Wie können wir als Organisation effektiv zusammenarbeiten und in Verbindung bleiben? Dies sind alles Fragen, die Sie unbedingt beantworten müssen, bevor Sie mit der Ausarbeitung von Unterbringungsrichtlinien und der Neugestaltung Ihres Büros beginnen.
Nützlichkeit und Notwendigkeit eines datengestützten Ansatzes
Ein Büro umzugestalten und einzurichten ist eine teure Angelegenheit. Und wie richten Sie Ihr Büro ein, wenn Sie nicht wissen, wer wann zu Ihnen ins Büro kommt, um was zu tun? Mit Hilfe von Daten vermeiden Sie, den Anschluss zu verpassen, und sorgen für eine fundierte Wohnungsplanung.
Es gibt mehrere nützliche Quellen für Daten:
- Mit einer Umfrage bitten Sie die besten Berater um ihre Meinung: Ihre eigenen Mitarbeiter.
- Andere Quellen wie Outlook, Gmail, Slack und/oder Sensoren liefern nützliche Einblicke in Arbeitsbeziehungen und das aktuelle hybride Arbeitsverhalten der Mitarbeiter.
Datengesteuerte Erkenntnisse
Mit unserem datengestützten Ansatz setzen Sie sich mit vier miteinander verknüpften Themen auseinander: persönliche Präferenzen, Zeiteinteilung und Räume, Arbeitsbeziehungen und persönliche Motivationen.
Persönliche Vorlieben
In der idealen Welt entspricht das hybride Arbeitsumfeld perfekt den Wünschen und Bedürfnissen der Arbeitnehmer. Ein wichtiger erster Schritt ist daher, diese Wünsche und Bedürfnisse zu verstehen. Denn jeder Mensch ist anders, ebenso wie die gewünschte Balance zwischen Heim- und Büroarbeit, Flexibilität und Teilzeitarbeit. Dabei wollen wir natürlich den Zusammenhang untereinander und mit den Zielen der Organisation nicht aus den Augen verlieren.
Mit unserem datengesteuerten Ansatz bringen wir die persönlichen Präferenzen der Mitarbeiter mit der Anwesenheits- und Personalpolitik des Unternehmens in Einklang. So halten Sie die Verbindung zueinander und zu den Zielen der Organisation aufrecht.
Zeit und Raum
Eine wichtige Frage für die Bürogestaltung ist: Womit verbringen meine Mitarbeiter ihre Zeit im Büro und was brauchen sie dafür?
Abbildung 1 ist ein Beispiel für die durchschnittlich im Büro verbrachte Zeit pro Tag. Die Kenntnis dieser Zeiteinteilung in Verbindung mit den räumlichen Präferenzen liefert sehr konkrete Hinweise für die (Neu-)Gestaltung des Büros.
Arbeitsbeziehungen
Viele Organisationen berichten, dass es schwierig ist, in Verbindung zu bleiben. Von zu Hause aus zu arbeiten hat seine Vorteile, aber wie kann man die Verbindung zwischen den Kollegen und dem Unternehmen aufrechterhalten? Das Verständnis von Arbeitsbeziehungen (z. B. Zusammenarbeit und Problemlösung, Brainstorming oder Beratung) ermöglicht es den Kollegen, im Büro auf eine „intelligente“ Weise zusammenzukommen. Und zwar an jenen Tagen, an denen es auch für sie günstig ist.
Auch die Partnerschaften oder informellen Netzwerke innerhalb der Organisation sagen etwas über die Angemessenheit bestimmter wohnungspolitischer Entscheidungen aus. In einigen Unternehmen ist es zum Beispiel für relativ viele Mitarbeiter genauso wahrscheinlich, dass sie von zu Hause aus mit Kollegen tauschen als im Büro, ohne dass das Gefühl der Verbundenheit verloren geht. In diesem Fall ist die Einrichtung eines Büros als „Treffpunkt“ für die Mitarbeiter vielleicht nicht die beste Wahl. Ein weiteres Beispiel ist die Zusammenarbeit innerhalb und zwischen Teams. Für Organisationen oder Abteilungen, in denen relativ viel multidisziplinär zusammengearbeitet wird, ist es vielleicht gar nicht sinnvoll, mit einem Team einen festen Tag im Büro zu vereinbaren oder andere Absprachen auf Teamebene zu treffen.
Das Verständnis der Arbeitsbeziehungen ermöglicht auch die Planung: Wer kommt wann und wofür am besten ins Büro? Und wie sieht es dann mit der Unterstützung der Einrichtungen aus?
Wer kommt wann und wofür am besten ins Büro?
Persönliche Fahrer
Wenn Sie als Unternehmen aktiv versuchen wollen, das hybride Arbeitsverhalten (positiv) zu beeinflussen, ist es nützlich zu wissen, warum Mitarbeiter gerne ins Büro kommen oder von zu Hause aus arbeiten. Vergleicht man die Abbildungen 2 und 3, so mag man auf den ersten Blick keine großen Unterschiede erkennen. Es gibt jedoch einige interessante Erkenntnisse:
- Die Gruppe der Arbeitnehmer, die gerne an drei oder mehr Tagen von zu Hause aus arbeiten, gibt proportional häufiger an, dass ein wichtiger Grund für die Arbeit von zu Hause aus darin besteht, dass sie sich auf ihre eigenen Aufgaben konzentrieren können.
- Darüber hinaus sind sie eher neutral, wenn es darum geht, sich mit Kollegen zu treffen und Wissen auszutauschen. Für diese Gruppe sind diese Aktivitäten also kein wichtiger Grund, ins Büro zu kommen.
- Außerdem stehen sie den Büroeinrichtungen eher neutral gegenüber.
Gute Gelegenheiten für konzentriertes Arbeiten an den eigenen Aufgaben im Büro zu bieten, scheint daher ein guter Anfang zu sein, um diese Gruppe von Arbeitnehmern, wenn gewünscht, etwas häufiger ins Büro zu bringen.
Ein fahrerisches Verhalten führt dazu, dass Ihre Investitionen in Unterkünfte und IKT wesentlich besser genutzt werden.
Andere Erkenntnisse
Die gesammelten Daten liefern eine Fülle von Informationen für weitere Analysen. Denken Sie zum Beispiel an die möglichen Einsparungen bei den Raum- und Reisekosten. oder zur Beziehung zwischen der Zufriedenheit mit dem derzeitigen hybriden Arbeitsumfeld und den persönlichen Präferenzen und Motivationen der Mitarbeiter. Auf diese Weise wissen Sie, was Ihre Mitarbeiter glücklich macht.
Möchten Sie mehr erfahren?
Möchten Sie mehr darüber erfahren, welche Erkenntnisse unser datengestützter Ansatz über hybrides Arbeiten Ihnen bieten kann? Wenn ja, kontaktieren Sie uns bitte unter info@qultify.com. Wir freuen uns darauf, mit Ihnen über Ihr spezielles Problem nachzudenken.
