In einer Zeit, in der die Flexibilität am Arbeitsplatz immer wichtiger wird und hybrides Arbeiten zur Norm geworden ist, stehen Unternehmen vor einer wichtigen Entscheidung: Wie können wir gleichzeitig den verfügbaren Büroraum optimieren und die Bedürfnisse der Mitarbeiter erfüllen?

Für verschiedene Organisationen, darunter auch dieses Immobilienunternehmen, suchen wir nach einer Antwort auf diese Frage.

Als mittelgroßes Unternehmen haben wir uns bei Vesteda für einen unternehmensweiten Ansatz entschieden: Wir sammeln Feedback von allen Mitarbeitern. Um diese Frage zu beantworten, werden wir verschiedene politische Szenarien bewerten:

• Das 50%/50%-Szenario – Jeder Mitarbeiter arbeitet die Hälfte der Zeit von zu Hause aus und die andere Hälfte im Büro.
• Das „Hands-Off“-Szenario – Wir überlassen es den Mitarbeitern selbst.
• Das Optimierungsszenario – Wir verwalten die Präsenz, optimieren den Büroraum und reduzieren die Anwesenheitsspitzen an Dienstagen und Donnerstagen.

Um die Auswirkungen politischer Entscheidungen so konkret wie möglich zu machen, erheben wir die erforderlichen Mitarbeiterdaten und spezifische Informationen über verfügbare Büroflächen und Standorte.

Das Feedback der Mitarbeiter, das wir einholen, umfasst persönliche Vorlieben, Bedürfnisse in Bezug auf die Einrichtung, Zeiteinteilung, wichtige Arbeitsbeziehungen und die Gründe, warum sie ins Büro kommen oder nicht.

Wir veranschaulichen die Auswirkungen verschiedener politischer Szenarien auf die erwartete Belegungsrate und den Einrichtungsbedarf unter Berücksichtigung der persönlichen Präferenzen und der typischen Zeiteinteilung der Beschäftigten (tätigkeitsbezogenes Arbeiten).

Auf diese Weise können wir eine evidenzbasierte Antwort auf die Frage geben, anstatt uns auf Intuition oder Annahmen zu verlassen.

Nachdem nun eine politische Entscheidung getroffen wurde, ist es an der Zeit, die Politik umzusetzen. Mit den Erkenntnissen über die persönlichen Beweggründe der Mitarbeiter machen wir das Anwesenheitsmanagement konkreter und einfacher.

Messen heißt wissen.